WORKSPACE SenDRA

Guides d’utilisation des applications

Portail des applications Garage Solidaire Sendra

Présentation

Le Portail des applications Garage Solidaire Sendra est le point d'entrée permettant d'accéder aux 5 applications métiers lié au garage solidaire et à l’utilisation des véhicules de la flotte.

Connexion au portail

Ouvrez le portail depuis votre navigateur => https://www.garagesendra.fr

Identification

Lorsque vous disposez d'un compte actif, le portail s'ouvre directement sur l'écran principal des applications.

Les informations affichées :

• Nom de l'utilisateur connecté

• Photo de profil

• Liste des applications accessibles

Mot de passe oublié

Si vous ne pouvez plus accéder à votre compte :

1. Cliquez sur « Identifiez-vous ici » depuis l'écran de récupération.

2. Saisissez :

   • Votre prénom

   • Votre adresse e-mail

3. Cliquez sur « Envoyer ma demande »

Votre demande sera transmise pour traitement.

• Applications disponibles

• Gestion de la flotte des véhicules

• Contrôle des véhicules

• Contrats de MAD das voitures

• GED – Gestion Électronique des Documents

• Suivi de la consommation du carburant

• Recommandations

• Ne communiquez jamais vos identifiants.

• Déconnectez-vous en fin d'utilisation.

• Vérifiez régulièrement que vos informations utilisateur sont correctes.

• Contactez l'administrateur en cas de problème d'accès.

Gestion de la flotte des véhicules SendRA

Présentation

L'application Gestion de la flotte des véhicules permet de consulter et suivre l'ensemble des véhicules de la flotte Sendra.

Elle offre :

• Une vue globale du parc automobile.

• Le filtrage par type de véhicule.

• Le suivi des contrôles techniques.

• La consultation de la situation des véhicules.

• L'identification des utilisateurs affectés.

• Le classement des informations selon différents critères.

Accès à l'application

Depuis le Portail des applications, cliquez sur : Gestion de la flotte des véhicules

L'écran principal affiche alors la liste complète des véhicules de la flotte.

Interface principale

L'écran est composé de zones de filtrage

Trois cases permettent de filtrer les véhicules :

Vous pouvez cocher une ou plusieurs catégories simultanément.

Liste des véhicules

Chaque ligne présente les informations suivantes :

Trier les informations

Chaque titre de colonne est cliquable.

Exemples :

• Cliquer sur Marque pour trier les véhicules par marque.

• Cliquer sur Immat. pour trier par immatriculation.

• Cliquer sur Situation pour regrouper les véhicules selon leur disponibilité.

Le tri peut être utilisé pour retrouver rapidement un véhicule précis.

Filtrer les véhicules

Filtre par catégorie

1. Cocher VP, VU ou EN.

2. La liste est automatiquement actualisée.

Exemples :

• VP uniquement → affichage des véhicules particuliers.

• VU uniquement → affichage des utilitaires.

• VP + VU → affichage combiné.

Contrôle technique (CT)

La colonne CT permet de suivre :

• La validité du contrôle technique.

• Les échéances à venir.

• Les véhicules nécessitant une action.

Il est recommandé de vérifier régulièrement cette colonne afin d'anticiper les renouvellements.

Situation des véhicules

La colonne Situation indique l'état opérationnel du véhicule.

Selon les paramétrages de l'application, elle peut indiquer par exemple :

• Disponible

• Réservé

• En maintenance

• Hors service

Utilisateurs et services

Les colonnes :

• Identité utilisateur

• Antenne / Service

permettent d'identifier rapidement :

• Qui utilise le véhicule.

• À quel service ou établissement il est rattaché.

Affichage de la flotte

Un interrupteur situé en haut à droite permet de modifier le mode d'affichage de la flotte.

Selon les paramètres configurés, il peut permettre :

• Une vue synthétique.

• Une vue détaillée.

• Une liste complète des véhicules.

Bonnes pratiques

Contrôler régulièrement :

• Les échéances de contrôle technique.

• Les changements de situation.

• Les affectations utilisateurs.

Recherche rapide

Utiliser :

• Les filtres VP / VU / EN.

• Le tri par immatriculation.

• Le tri par utilisateur.

Gestion des anomalies

En cas d'information incorrecte :

1. Identifier le véhicule concerné.

2. Vérifier les données affichées.

3. Informer l'administrateur ou le gestionnaire de flotte.

Résumé des fonctionnalités

✅ Consultation de la flotte

✅ Filtrage par type de véhicule

✅ Tri des informations

✅ Suivi des contrôles techniques

✅ Consultation des affectations utilisateurs

✅ Suivi des services et antennes

✅ Visualisation de la situation des véhicules

Contrôle des véhicules de service

Présentation

L'application Contrôle des véhicules permet de consulter et réaliser les contrôles des véhicules de la flotte Sendra à partir de leur numéro d'immatriculation.

Elle constitue le point d'entrée pour :

• La recherche d'un véhicule.

• La consultation de son dossier.

• L'exécution des contrôles prévus.

• Le suivi de l'état des véhicules.

Accès à l'application

Depuis le Portail des applications, cliquez sur : Contrôle des véhicules

Interface principale

L'écran comprend :

En-tête

Le bandeau supérieur affiche :

• Le titre de l'application.

• Le bouton Portail permettant de revenir au portail principal.

• Le nom de l'utilisateur connecté.

Zone de recherche

La partie centrale permet de rechercher un véhicule à partir de son immatriculation.

Champ disponible

Rechercher un véhicule

Étape 1 : Saisir l'immatriculation

Dans le champ :

N° d'immatriculation

saisissez la plaque du véhicule concerné.

Étape 2 : Valider

Cliquez sur : Valider

L'application recherche alors le véhicule correspondant.

Étape 3 : Consultation

Si le véhicule est trouvé, les informations associées sont chargées automatiquement.

Selon les fonctionnalités activées, vous pourrez consulter :

• Les caractéristiques du véhicule.

• Son affectation.

• Son historique.

• Les contrôles réalisés.

• Les éventuelles anomalies signalées.

Retour au portail

Pour revenir à la page principale :

1. Cliquez sur le bouton Portail.

2. Vous êtes redirigé vers le portail des applications

Informations utilisateur

L'application reconnaît automatiquement l'utilisateur connecté.

Les informations utilisées sont notamment :

• Identifiant utilisateur.

• Login.

• Antenne de rattachement.

Ces informations permettent :

• De tracer les opérations réalisées.

• De limiter l'accès aux données selon les droits attribués.

• D'identifier l'auteur des contrôles effectués.

Procédure recommandée de contrôle

Avant le contrôle

✔ Vérifier l'immatriculation du véhicule.

✔ S'assurer que le véhicule correspond bien à la demande.

✔ Contrôler la disponibilité du dossier.

Pendant le contrôle

✔ Réaliser les vérifications prévues par la procédure interne.

✔ Signaler immédiatement toute anomalie.

✔ Compléter les informations demandées.

Après le contrôle

✔ Vérifier les données enregistrées.

✔ Valider le contrôle.

✔ Informer le responsable concerné en cas d'anomalie majeure.

Bonnes pratiques

Recherche

• Toujours saisir l'immatriculation complète.

• Respecter les caractères et les tirets si nécessaire.

Sécurité

• Ne jamais utiliser le compte d'un autre utilisateur.

• Fermer la session après utilisation.

Traçabilité

• Toutes les opérations étant associées à l'utilisateur connecté, vérifier que votre nom apparaît correctement lors de la connexion.

Résumé des fonctionnalités

✅ Recherche par immatriculation

✅ Consultation du dossier véhicule

✅ Accès aux contrôles de la flotte

✅ Identification automatique de l'utilisateur

✅ Retour rapide vers le portail principal

✅ Suivi et traçabilité des opérations

Gestion des cartes carburant

Présentation

L'application Gestion des cartes carburant permet d'assurer le suivi des consommations de carburant réalisées avec les cartes attribuées aux antennes et services Sendra.

Elle permet notamment :

• La saisie des opérations carburant.

• Le suivi des consommations.

• La ventilation des dépenses.

• L'édition de rapports et états.

• Le suivi des règlements.

Accès à l'application

Depuis le Portail des applications, cliquez sur : Carburant – Gestion des opérations par carte

Interface principale

Informations générales

L'écran affiche :

• Le numéro de carte carburant utilisé.

• L'antenne de rattachement.

• Les consommations enregistrées.

• Les outils de gestion et d'impression.

Sélection d'une période

Choisir un mois

Dans la liste Période, sélectionnez le mois souhaité :

Une fois le mois sélectionné, les consommations correspondantes sont affichées automatiquement.

Consultation des consommations

Les opérations sont présentées sous forme de tableau.

Informations affichées

Ajouter une nouvelle opération

Création

Cliquez sur le bouton : ➕ Nouveau

Cette fonction permet d'enregistrer une nouvelle opération carburant.

Les informations habituellement demandées sont :

• Date

• Utilisateur

• Véhicule

• Type de carburant

• Quantité

• Montant

• Affectation comptable ou ventilation

7. Gestion des paramètres

Trois boutons permettent d'accéder aux outils de paramétrage.

Gestion des utilisateurs

Icône : 👤

Permet :

• De consulter les utilisateurs.

• D'associer les cartes carburant.

• De gérer les droits d'accès.

Gestion des véhicules

Icône : 🚗

Permet :

• De consulter les véhicules autorisés.

• D'effectuer les affectations.

• De contrôler les rattachements aux cartes.

Ventilation des dépenses

Icône : 📊

Permet :

• D'affecter les dépenses aux bonnes catégories.

• De réaliser le suivi analytique.

• D'établir les statistiques de consommation.

Impression des documents

Accès

Cliquez sur l'icône : 🖨️ Imprimer / Une fenêtre de sélection apparaît.

Documents disponibles

Chronologie

Produit la liste chronologique des opérations carburant.

Contient généralement :

• Dates

• Utilisateurs

• Véhicules

• Montants

Synthèse mensuelle

Produit un récapitulatif du mois sélectionné.

Permet :

• D'analyser les consommations.

• De suivre les volumes consommés.

• D'identifier les principaux postes de dépense.

État des règlements

Produit un état financier des opérations enregistrées.

Permet :

• Le contrôle comptable.

• Le suivi des paiements.

• Le rapprochement avec les relevés fournisseurs.

Retour au portail

Pour quitter l'application :

1. Cliquez sur le bouton Portail situé en haut à droite.

2. Vous revenez au portail principal des applications Sendra.

Bonnes pratiques

Saisie

✔ Vérifier les montants avant validation.

✔ Contrôler le véhicule sélectionné.

✔ Vérifier la ventilation choisie.

Suivi

✔ Consulter régulièrement les consommations.

✔ Contrôler les écarts inhabituels.

✔ Vérifier les états mensuels.

Impression

✔ Générer la synthèse mensuelle à chaque clôture.

✔ Conserver les états des règlements pour les contrôles administratifs.

Résumé des fonctionnalités

✅ Suivi des consommations carburant

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Gestion des véhicules

✅ Ventilation des dépenses

✅ Consultation par période

✅ Ajout de nouvelles opérations

✅ Impression de rapports

✅ Édition des états de règlement

Contrats de MAD des voitures de courtoisie

Présentation

L'application MAD courtoisie permet de gérer les contrats de mise à disposition (MAD) des véhicules de la flotte Sendra.

Elle centralise :

• La création des contrats.

• Le suivi des dossiers en cours.

• La consultation des contrats archivés.

• Le contrôle du statut des mises à disposition.

• Le suivi par utilisateur et par antenne.

Accès à l'application

Depuis le Portail des applications, cliquez sur : Contrats de MAD courtoisie

Interface principale

L'écran est composé de deux zones principales :

Barre de navigation

Un menu de navigation spécifique est affiché en haut de la fenêtre.

Cette barre permet généralement :

• La création d'un nouveau contrat.

• La recherche d'un dossier.

• L'accès aux contrats en cours.

• L'accès aux contrats clôturés.

• Les fonctions d'administration selon les droits de l'utilisateur.

Liste des contrats

La partie centrale présente les contrats enregistrés.

Chaque ligne contient les informations suivantes :

Consultation des contrats

Contrats récents

Les nouveaux contrats apparaissent dans la zone : Liste des nouveaux dossiers

Ils permettent de visualiser rapidement les contrats récemment créés.

Contrats existants

La zone principale affiche :

• Les contrats actifs.

• Les contrats en attente.

• Les contrats terminés selon les filtres appliqués.

Recherche d'un contrat

Selon les fonctionnalités activées dans le menu de navigation, il est possible de rechercher un contrat à partir :

• D'un utilisateur.

• D'une immatriculation.

• D'une antenne.

• D'une période.

• D'un statut.

Gestion des statuts

Chaque contrat possède un statut permettant d'identifier son état d'avancement.

Exemples courants :

(Les intitulés exacts peuvent varier selon le paramétrage de l'application.)

Création d'un contrat MAD

Informations généralement enregistrées

Lors de la création d'un contrat, les éléments suivants sont renseignés :

• Identité du bénéficiaire.

• Antenne de rattachement.

• Véhicule attribué.

• Immatriculation.

• Dates de mise à disposition.

• Conditions particulières.

• État du véhicule.

Suivi des véhicules de courtoisie

L'application permet de suivre :

• Les véhicules disponibles.

• Les véhicules attribués.

• Les dates de restitution prévues.

• L'historique des prêts.

Cette gestion permet une meilleure disponibilité du parc de véhicules de courtoisie.

Bonnes pratiques

Avant la création d'un contrat

✔ Vérifier la disponibilité du véhicule.

✔ Vérifier l'identité du bénéficiaire.

✔ Contrôler les dates de mise à disposition.

Pendant la gestion du contrat

✔ Mettre à jour le statut du dossier.

✔ Vérifier les documents associés.

✔ Contrôler les informations du véhicule.

À la restitution

✔ Vérifier l'état du véhicule.

✔ Contrôler le kilométrage.

✔ Clôturer le dossier dans l'application.

Gestion documentaire

Les contrats peuvent être associés à :

• Des états des lieux.

• Des justificatifs.

• Des documents administratifs.

• Des signatures.

La conservation des documents garantit la traçabilité complète du prêt.

Résumé des fonctionnalités

✅ Création des contrats de mise à disposition

✅ Gestion des véhicules de courtoisie

✅ Suivi des bénéficiaires

✅ Gestion des statuts

✅ Consultation des dossiers

✅ Recherche des contrats

✅ Suivi des restitutions

✅ Historisation des opérations

GED Garage solidaire (Gestion Électronique des Documents)

Présentation

L'application GED – Gestion Électronique des Documents permet de centraliser, rechercher, consulter et archiver l'ensemble des documents administratifs et opérationnels de l'organisation.

Elle offre :

• L'archivage sécurisé des documents.

• La recherche multicritère.

• Le classement par catégories.

• Le filtrage par fournisseur.

• La consultation rapide des documents archivés.

• Le suivi statistique des archives.

Accès à l'application

Depuis le Portail des applications, cliquez sur : Contrats de MAD courtoisie

Interface générale

L'écran est composé de deux zones :

Zone de filtrage (gauche)

Cette zone permet de rechercher rapidement les documents archivés.

Elle contient :

• Les catégories documentaires.

• La sélection par période.

• La liste des fournisseurs.

• Les outils de réinitialisation des filtres.

Zone d'affichage (centre)

Cette zone affiche :

• Les documents trouvés.

• Les informations associées.

• Les détails de classement.

Rechercher un document

Recherche par catégorie

1. Sélectionnez une catégorie dans la liste déroulante.

2. Les documents correspondants s'affichent automatiquement.

Exemples :

• Factures

• Contrats

• Fournisseurs

• Assurances

• Documents administratifs

Recherche par période

Vous pouvez filtrer les documents selon leur date.

Date de début

Sélectionnez la date de début de recherche.

Date de fin

Sélectionnez la date de fin de recherche.

Une fois les deux dates renseignées, la liste est automatiquement mise à jour.

Recherche par fournisseur

La colonne de gauche affiche l'ensemble des fournisseurs enregistrés.

Pour consulter uniquement les documents d'un fournisseur :

1. Cliquez sur son nom.

2. Les documents associés s'affichent immédiatement.

Réinitialiser les filtres

Le bouton :

Historique (⟳)

permet de :

• Effacer les filtres actifs.

• Recharger l'ensemble des archives.

• Revenir à l'affichage complet.

Consulter les documents

Chaque ligne de résultat contient les informations suivantes :

Ouvrir une fiche documentaire

Pour consulter un document :

1. Cliquez sur la ligne souhaitée.

2. La fiche détaillée du document s'ouvre.

3. Vous accédez aux informations complètes et aux pièces associées.

Ajouter un document

Dans la barre supérieure : Ajouter (+)

Cette fonction permet :

• L'enregistrement d'un nouveau document.

• Le dépôt d'un fichier dans la GED.

• L'affectation d'une catégorie et d'un fournisseur.

Paramètres

Le menu Paramètres permet :

• La gestion des catégories.

• La gestion des fournisseurs.

• Le paramétrage des archives.

• Les réglages généraux de l'application.

Statistiques

Le menu Stats permet :

• De consulter le volume documentaire.

• De suivre le nombre de documents archivés.

• D'analyser l'évolution des archives.

Bonnes pratiques

Archivage

✔ Affecter systématiquement une catégorie.

✔ Vérifier les dates des documents.

✔ Associer le bon fournisseur.

Recherche

✔ Utiliser les filtres de période.

✔ Combiner catégorie et fournisseur pour affiner les résultats.

✔ Vérifier les montants HT et TTC avant validation.

Gestion documentaire

✔ Éviter les doublons.

✔ Conserver une nomenclature cohérente.

✔ Vérifier la qualité des documents numérisés.

Résumé des fonctionnalités

✅ Archivage électronique des documents

✅ Recherche par catégorie

✅ Recherche par fournisseur

✅ Recherche par période

✅ Consultation des fiches documentaires

✅ Gestion des catégories

✅ Gestion des fournisseurs

✅ Ajout de nouveaux documents

✅ Statistiques documentaires

✅ Accès centralisé aux archives

CRM Garage

Présentation

L'application CRM Garage permet de centraliser et suivre les demandes émises par les clients du garage solidaire.

Elle constitue un outil de gestion permettant :

• L'enregistrement des demandes.

• Le suivi de leur traitement.

• La gestion des catégories de demandes.

• L'administration des utilisateurs et des droits.

• Le pilotage de l'activité via le tableau de bord.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://crmgarage.astrocytes.fr

Interface générale

L'application est composée de trois zones principales :

Barre supérieure

La barre supérieure permet :

• L'accès au compte utilisateur.

• La consultation du journal des connexions.

• La déconnexion.

• La recherche rapide d'un client.

Menu de navigation

Le menu latéral permet d'accéder aux différentes rubriques de l'application.

Les menus sont organisés par catégories :

• Gestion des demandes.

• Administration.

• Paramétrage.

• Fonctions complémentaires.

Le contenu affiché dépend des droits accordés à l'utilisateur.

Tableau de bord

Le tableau de bord constitue la page d'accueil de l'application.

Il permet :

• Une vue générale de l'activité.

• L'accès rapide aux principales fonctions.

• Le suivi des demandes clients.

Recherche d'un client

Une zone de recherche est disponible dans la barre supérieure.

Utilisation

1. Saisissez le nom du client.

2. Cliquez sur l'icône de recherche.

3. Les résultats correspondants sont affichés.

Cette fonction permet un accès rapide aux dossiers clients.

Gestion des demandes

L'application permet de gérer l'ensemble du cycle de vie d'une demande.

Selon les droits attribués, l'utilisateur peut :

• Consulter une demande.

• Créer une demande.

• Modifier une demande.

• Clôturer une demande.

• Suivre l'avancement du traitement.

Navigation dans les catégories

Les menus sont regroupés dans des catégories dépliables.

Fonctionnement

1. Cliquez sur une catégorie.

2. Les sous-menus apparaissent.

3. Sélectionnez la rubrique souhaitée.

Cette organisation facilite l'accès aux différentes fonctions de gestion.

Gestion du compte utilisateur

Depuis le menu utilisateur (icône en haut à droite), vous pouvez accéder à :

Mon compte

Permet :

• De consulter vos informations personnelles.

• De modifier certains paramètres.

• De gérer vos informations de connexion.

Journal des connexions

Permet :

• De consulter l'historique des accès.

• De vérifier les dernières connexions.

• De contrôler la sécurité du compte.

Paramètres

Le menu Fonctions du backend permet aux administrateurs de :

• Gérer les paramètres généraux.

• Configurer les catégories.

• Administrer les menus.

• Gérer les utilisateurs.

• Paramétrer les workflows de traitement.

Personnalisation du Frontend

Le menu Apparence du frontend permet :

• D'adapter l'affichage.

• De personnaliser certains éléments visuels.

• De modifier les paramètres de présentation.

Cette fonctionnalité est généralement réservée aux administrateurs.

Déconnexion

Pour quitter l'application :

1. Cliquez sur votre profil utilisateur.

2. Sélectionnez Quitter.

3. Votre session est fermée de manière sécurisée.

Bonnes pratiques

Gestion des demandes

✔ Mettre à jour régulièrement les dossiers.

✔ Vérifier les informations clients avant validation.

✔ Clôturer les demandes terminées.

Sécurité

✔ Ne jamais partager son compte.

✔ Utiliser un mot de passe sécurisé.

✔ Consulter régulièrement le journal des connexions.

Administration

✔ Vérifier les droits accordés aux utilisateurs.

✔ Contrôler les paramètres de navigation.

✔ Sauvegarder régulièrement les données.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des demandes clients

✅ Tableau de bord de suivi

✅ Recherche de clients

✅ Navigation par catégories

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Journal des connexions

✅ Paramétrage de l'application

✅ Personnalisation de l'interface

✅ Gestion des droits d'accès

SenDRA Mobilité

Présentation

L'application Gestion des prêts de véhicules permet d'assurer le suivi complet des véhicules mis à disposition des utilisateurs.

Elle permet notamment :

• La gestion des prêts de véhicules.

• Le suivi des retours.

• Le contrôle des retards.

• Le suivi des utilisateurs.

• La consultation des statistiques d'activité.

• Le pilotage de la flotte par antenne.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://mobilite.astrocytes.fr

Les utilisateurs sur mobile sont automatiquement redirigés vers une version adaptée aux smartphones.

Tableau de bord

Le tableau de bord présente une vue synthétique de l'activité.

Indicateurs principaux

Prêts en cours

Affiche :

• Le nombre total de prêts.

• Le nombre de prêts actuellement actifs.

Un bouton Voir la liste permet d'accéder au détail des prêts.

Véhicules

Affiche :

• Le nombre total de véhicules.

• Le nombre de véhicules disponibles.

Un bouton Voir la liste permet d'accéder au parc automobile.

Utilisateurs

Affiche :

• Le nombre total d'utilisateurs enregistrés.

Un bouton Voir la liste permet d'accéder à la gestion des utilisateurs.

Gestion des retours et retards

Une zone dédiée permet de suivre :

Retours prévus aujourd'hui

Nombre de véhicules devant être restitués à la date du jour.

Véhicules en retard

Nombre de prêts dont la date de retour est dépassée.

Ces indicateurs permettent d'anticiper les relances et le suivi opérationnel.

Analyse des durées de prêt

L'application calcule automatiquement :

Ces données sont présentées sous forme graphique pour faciliter l'analyse.

Répartition des prêts par utilisateur

Un graphique permet de visualiser :

• Le nombre de prêts réalisés par utilisateur.

• Les utilisateurs les plus actifs.

• La répartition de l'utilisation de la flotte.

Les boutons de navigation permettent de faire défiler la liste lorsque le nombre d'utilisateurs est important.

Répartition des prêts par antenne

Un graphique circulaire présente :

• Le nombre de prêts réalisés par antenne.

• La part de chaque antenne dans l'activité globale.

Une légende permet d'identifier rapidement chaque site.

Répartition des véhicules par antenne

Un second graphique circulaire présente :

• Le nombre de véhicules affectés à chaque antenne.

• La répartition du parc automobile.

Cette vue permet de contrôler l'équilibre des affectations.

Durée cumulée par utilisateur

Ce graphique permet d'identifier :

• Les utilisateurs ayant utilisé le plus longtemps les véhicules.

• La durée totale des prêts par utilisateur.

• Les tendances d'utilisation de la flotte.

Durée moyenne par véhicule

Un graphique dédié affiche :

• La durée moyenne d'utilisation de chaque véhicule.

• Les véhicules les plus sollicités.

• Les véhicules peu utilisés.

Cette information aide à équilibrer l'utilisation du parc.

Gestion des prêts

L'application permet généralement :

Création d'un prêt

• Sélection du véhicule.

• Sélection de l'utilisateur.

• Définition de la période de prêt.

• Validation de la mise à disposition.

Suivi d'un prêt

• Consultation des informations.

• Modification des dates.

• Mise à jour du statut.

Clôture d'un prêt

• Enregistrement du retour.

• Vérification du véhicule.

• Clôture administrative du dossier.

Gestion des véhicules

Le module véhicules permet :

• La consultation du parc.

• Le suivi des disponibilités.

• La gestion des affectations par antenne.

• Le contrôle du statut des véhicules.

Gestion des utilisateurs

Le module utilisateurs permet :

• La création des profils.

• La modification des informations.

• L'affectation aux antennes.

• Le suivi des historiques d'emprunt.

Bonnes pratiques

Avant un prêt

✔ Vérifier la disponibilité du véhicule.

✔ Contrôler les dates demandées.

✔ Vérifier l'identité de l'utilisateur.

Pendant le prêt

✔ Suivre les échéances.

✔ Contrôler les retours prévus.

✔ Surveiller les éventuels retards.

Après restitution

✔ Vérifier l'état du véhicule.

✔ Clôturer le dossier.

✔ Mettre à jour les statistiques si nécessaire.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des prêts de véhicules

✅ Suivi des retours

✅ Gestion des retards

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Gestion du parc automobile

✅ Statistiques d'activité

✅ Répartition par antenne

✅ Analyse des durées de prêt

✅ Tableau de bord décisionnel

Guide Utilisateur – Gestion Locative

1. Présentation

L'application Gestion Locative Sendra permet d'assurer le suivi administratif et financier des logements, locataires et baux.

Elle centralise notamment :

• Les appels de loyers.

• Le suivi des encaissements.

• Les révisions annuelles.

• Les assurances locatives.

• Les renouvellements de bail.

• Les signatures en attente.

• La messagerie de gestion.

L'ensemble des informations est présenté sous forme de tableau de bord dynamique.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://www.scisendra.fr

L'accès à certaines fonctionnalités dépend du niveau de droit de l'utilisateur.

Tableau de bord

Le tableau de bord constitue la page d'accueil de l'application.

Il présente sous forme de cartes visuelles les principaux indicateurs de gestion locative :

• Appels de loyers

• Révisions des loyers

• Suivi des loyers

• Assurances

• Renouvellements de bail

• Baux à signer

• Messagerie

Gestion des appels de loyers

La première carte permet de consulter et générer les appels de loyers.

Navigation par mois

Deux flèches permettent de :

• Consulter le mois précédent.

• Consulter le mois suivant.

Le mois sélectionné est affiché au centre de la carte.

Informations disponibles

Selon les données enregistrées :

• Nombre de loyers à appeler.

• Montants concernés.

• État des traitements.

Révisions des loyers

Cette section permet de suivre les révisions annuelles des loyers.

Elle permet d'identifier :

• Les révisions à effectuer.

• Les échéances à venir.

• Les dossiers nécessitant une mise à jour.

Un clic sur la carte ouvre le module de contrôle des révisions.

Suivi des loyers

Cette fonctionnalité permet de contrôler :

• Les loyers encaissés.

• Les loyers en attente.

• Les éventuels impayés.

• La situation globale des locataires.

La carte affiche un résumé de la situation financière du parc locatif.

Gestion des assurances

Le tableau de bord contrôle automatiquement la validité des assurances locataires.

Les informations affichées permettent d'identifier :

• Les attestations manquantes.

• Les assurances expirées.

• Les dossiers à régulariser.

Lorsque des anomalies sont détectées, une alerte apparaît sur la carte correspondante.

Renouvellements de bail

Cette section permet de suivre les échéances des contrats de location.

Elle indique :

• Les baux arrivant à expiration.

• Les renouvellements à préparer.

• Les dossiers en attente de traitement.

Lorsque aucun renouvellement n'est nécessaire, l'application affiche un message de confirmation.

Baux en attente de signature

Cette zone permet d'identifier :

• Les nouveaux contrats à signer.

• Les avenants en attente.

• Les documents non finalisés.

Le tableau de bord affiche le nombre de dossiers restant à traiter.

Messagerie

La carte Messagerie permet de suivre :

• Les messages reçus.

• Les demandes en attente.

• Les notifications liées à la gestion locative.

Lorsqu'aucun message n'est en attente, un message d'information est affiché.

Navigation

Les cartes du tableau de bord sont interactives.

Un simple clic permet d'accéder directement aux modules concernés :

• Révisions de loyers

• Contrôle des loyers

• Assurances

• Gestion documentaire

• Suivi administratif

Bonnes pratiques

Gestion mensuelle

✔ Vérifier les appels de loyers en début de mois.

✔ Contrôler les règlements reçus.

✔ Suivre les éventuels impayés.

Gestion administrative

✔ Vérifier les assurances régulièrement.

✔ Anticiper les renouvellements de bail.

✔ Contrôler les signatures en attente.

Suivi des locataires

✔ Mettre à jour les dossiers.

✔ Vérifier les coordonnées.

✔ Conserver les documents justificatifs à jour.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des appels de loyers

✅ Suivi des encaissements

✅ Révision des loyers

✅ Contrôle des assurances

✅ Gestion des renouvellements de bail

✅ Suivi des signatures

✅ Messagerie intégrée

✅ Tableau de bord de pilotage

✅ Alertes de gestion locative

ATV Coffre Numérique

Présentation

ATV Coffre Numérique est une application de gestion documentaire sécurisée permettant de centraliser, stocker et consulter les documents liés aux majeurs protégés.

L'application permet notamment :

• La gestion des dossiers des majeurs protégés.

• Le dépôt et l'archivage de documents numériques.

• Le suivi des demandes de dépôt ou de consultation.

• La gestion des utilisateurs habilités.

• La traçabilité des opérations réalisées.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://coffreatv.astrocytes.fr

Les utilisateurs administrateurs disposent de fonctionnalités supplémentaires.

Barre de navigation

La barre supérieure permet d'accéder rapidement aux différentes fonctions de l'application.

Tableau de bord

Permet de consulter :

• Les indicateurs d'activité.

• Les statistiques générales.

• Les alertes en attente.

Majeurs protégés

Permet de gérer les dossiers des personnes accompagnées.

Les fonctionnalités peuvent inclure :

• Consultation des dossiers.

• Recherche d'un bénéficiaire.

• Gestion documentaire.

• Historique des opérations.

Demandes

Permet de consulter les demandes en attente.

Un compteur rouge affiche le nombre de demandes restant à traiter.

Les demandes peuvent concerner :

• Des dépôts de documents.

• Des validations.

• Des accès à des coffres numériques.

• Des demandes administratives.

Mon compte

Cette rubrique permet de :

• Consulter ses informations personnelles.

• Modifier certains paramètres.

• Mettre à jour son profil utilisateur.

Déconnexion

Permet de fermer la session en toute sécurité.

Il est recommandé de se déconnecter après chaque utilisation.

Gestion des majeurs protégés

Le module Majeurs protégés constitue le cœur de l'application.

Il permet :

Consultation des dossiers

Accès aux informations administratives des personnes accompagnées.

Gestion documentaire

Consultation et archivage des documents :

• Pièces d'identité

• Jugements

• Documents administratifs

• Documents bancaires

• Correspondances

• Justificatifs divers

Historique

Consultation des opérations réalisées sur chaque dossier.

Gestion des demandes

Le module Demandes permet de suivre les opérations nécessitant une validation.

Consultation

Affichage de la liste des demandes en attente.

Traitement

Selon les droits accordés, l'utilisateur peut :

• Consulter une demande.

• Valider une demande.

• Refuser une demande.

• Ajouter des commentaires.

Suivi

Les demandes traitées sont historisées pour garantir la traçabilité.

Gestion des utilisateurs (Administrateurs)

Les utilisateurs disposant du rôle Administrateur ont accès au module :

Utilisateurs

Ce module permet :

• La création de comptes.

• La modification des profils.

• L'attribution des rôles.

• La gestion des habilitations.

Journal des opérations (Administrateurs)

Le module Journal permet de consulter :

• Les connexions.

• Les consultations de dossiers.

• Les dépôts de documents.

• Les validations.

• Les modifications effectuées.

Cette fonctionnalité garantit la traçabilité complète des actions réalisées dans l'application.

Sécurité et confidentialité

L'application est conçue pour gérer des données sensibles.

Les bonnes pratiques sont :

✔ Ne jamais partager son compte.

✔ Utiliser un mot de passe sécurisé.

✔ Se déconnecter après utilisation.

✔ Respecter les règles de confidentialité des majeurs protégés.

✔ Vérifier régulièrement les demandes en attente.

Bonnes pratiques documentaires

Dépôt de documents

✔ Vérifier la qualité du document numérisé.

✔ Affecter le document au bon dossier.

✔ Contrôler la lisibilité avant validation.

Consultation

✔ Rechercher le bon bénéficiaire avant ouverture.

✔ Vérifier les versions les plus récentes des documents.

Archivage

✔ Respecter les règles de classement documentaire.

✔ Éviter les doublons.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des majeurs protégés

✅ Coffre numérique sécurisé

✅ Archivage documentaire

✅ Gestion des demandes

✅ Tableau de bord d'activité

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Journal des opérations

✅ Gestion des habilitations

✅ Traçabilité complète des actions

Ticket travaux SenDRA Chantiers

Présentation

Ticket travaux SenDRA Chantiers est une application de gestion des demandes d’intervention permettant aux collaborateurs de signaler un besoin, suivre son traitement et échanger avec les services concernés.

L'application permet :

• La création de tickets d'intervention.

• Le suivi des demandes en cours.

• La gestion des priorités.

• L'affectation à une antenne ou un service.

• L'ajout de pièces jointes.

• Le suivi des échanges et du traitement.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://ticket.astrocytes.fr

Après connexion :

1. L'écran d'accueil affiche vos derniers tickets.

2. Un formulaire permet de créer une nouvelle demande.

3. Les utilisateurs habilités peuvent accéder à la gestion globale des tickets.

Tableau de bord utilisateur

L'écran principal est composé de deux zones :

Mes derniers tickets

Cette zone affiche :

• Les demandes récemment créées.

• Leur état d'avancement.

• Les informations principales du dossier.

Elle permet de suivre rapidement les demandes en cours.

Création d'un nouveau ticket

La partie droite de l'écran permet de saisir une nouvelle demande.

Les informations suivantes sont requises :

• Intitulé du ticket

• Antenne ou service concerné

• Niveau de priorité

• Description détaillée

• Pièce jointe éventuelle

Créer un ticket

Étape 1 : Saisir le titre

Dans le champ :

Intitulé du ticket

Décrivez brièvement votre demande.

Exemples :

• Remplacement d'un luminaire

• Réparation d'une porte

• Problème informatique

• Intervention plomberie

Étape 2 : Sélectionner l'antenne

Choisissez :

Antenne / Service concerné

Cette information permet de diriger la demande vers le bon service.

Étape 3 : Définir la priorité

Plusieurs niveaux sont disponibles :

Étape 4 : Décrire le besoin

Dans la zone :

Informations sur vos besoins

Décrivez :

• Le problème rencontré.

• Le lieu exact.

• Les conséquences éventuelles.

• Les informations utiles aux intervenants.

Étape 5 : Ajouter une pièce jointe

Vous pouvez joindre :

• Une photo.

• Un document PDF.

• Tout élément utile à la compréhension de la demande.

Procédure

1. Cliquez dans la zone de fichier.

2. Sélectionnez le document.

3. Importez le fichier.

4. Vérifiez qu'il apparaît dans la demande.

Étape 6 : Envoyer la demande

Cliquez sur :

Envoyer ma demande

Le ticket est automatiquement enregistré et transmis aux gestionnaires.

Consulter ses tickets

Le module Mes derniers tickets permet de :

• Consulter les demandes créées.

• Vérifier leur statut.

• Suivre leur évolution.

• Consulter les réponses apportées.

Gestion des tickets (Administrateurs)

Les utilisateurs disposant des droits d'administration accèdent à un tableau de bord avancé.

Ils peuvent :

• Visualiser tous les tickets.

• Trier les demandes.

• Filtrer par antenne.

• Modifier les statuts.

• Gérer les échanges.

• Archiver ou restaurer des tickets.

Filtres de recherche

Les administrateurs peuvent filtrer les tickets selon :

Antenne

• Toutes les antennes

• Une antenne spécifique

Tri

Par :

• Date

• Utilisateur

• Intitulé

• Priorité

Suivi des tickets

Chaque ticket contient les informations suivantes :

Statuts des tickets

Les tickets évoluent selon différents statuts.

Exemples :

• Nouveau

• En cours

• Planifié

• En attente

• Terminé

• Archivé

(Les intitulés exacts peuvent varier selon le paramétrage de l'application.)

Modules administratifs

Le menu d'administration permet d'accéder à :

Gestion des tickets

Suivi complet des demandes.

Archives

Consultation des dossiers clôturés.

Planning

Organisation des interventions.

Interventions

Suivi des opérations réalisées.

Utilisateurs

Gestion des comptes et droits.

Antennes

Gestion des sites et services.

Paramètres

Configuration générale de l'application.

Bonnes pratiques

Lors de la création

✔ Donner un titre explicite.

✔ Décrire précisément le besoin.

✔ Choisir la bonne antenne.

✔ Sélectionner le bon niveau de priorité.

Pour le suivi

✔ Consulter régulièrement ses tickets.

✔ Répondre aux demandes d'informations complémentaires.

✔ Ajouter des pièces jointes lorsque nécessaire.

Pour les administrateurs

✔ Mettre à jour les statuts.

✔ Affecter les demandes rapidement.

✔ Archiver les dossiers clôturés.

✔ Contrôler les priorités urgentes.

Résumé des fonctionnalités

✅ Création de tickets d'intervention

✅ Gestion des priorités

✅ Affectation par antenne

✅ Ajout de pièces jointes

✅ Suivi des échanges

✅ Gestion des statuts

✅ Planning des interventions

✅ Archivage des tickets

✅ Administration des utilisateurs

✅ Tableau de bord de suivi

Gestion du Compte Épargne Temps

Présentation

L'application Gestion du Compte Épargne Temps permet aux collaborateurs et aux gestionnaires RH de suivre et administrer les comptes épargne temps de l'organisation.

Elle permet notamment :

• Le suivi des droits acquis.

• La gestion des mouvements du compte épargne temps.

• La consultation des soldes.

• Le suivi des salariés.

• L'administration des paramètres du système.

• La gestion des accès utilisateurs.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://timeless.astrocytes.fr

L'application dispose de deux espaces distincts :

Espace Salarié

Permet aux collaborateurs :

• De consulter leur situation.

• D'enregistrer certaines demandes.

• De suivre leur compte épargne temps.

Espace Administration

Permet aux gestionnaires habilités :

• D'administrer les comptes.

• De consulter l'ensemble des salariés.

• De gérer les paramètres du système.

Espace salarié

Après connexion, l'utilisateur accède à son tableau de bord personnel.

L'écran affiche notamment :

• Son identité.

• La date du jour.

• Les informations relatives à son compte.

• Les fonctions disponibles selon ses droits.

Tableau de bord

Le tableau de bord constitue le point d'entrée principal de l'application.

Il permet :

• De visualiser rapidement la situation du compte.

• D'accéder aux principales fonctionnalités.

• De suivre les demandes en cours.

Gestion du Compte Épargne Temps

Le module principal permet de suivre :

Solde disponible

Consultation du nombre de jours ou d'heures disponibles sur le compte.

Historique

Consultation des mouvements :

• Alimentation du compte.

• Utilisation du compte.

• Ajustements administratifs.

Suivi des demandes

Visualisation des opérations en attente de validation.

Recherche d'un salarié

Dans l'espace administration, une zone de recherche permet :

• De retrouver un salarié par son nom.

• D'accéder rapidement à son dossier.

• De consulter son historique.

La recherche est accessible depuis la barre supérieure.

Gestion du compte utilisateur

Depuis le menu utilisateur, chaque utilisateur peut accéder à :

Mon compte

Permet de :

• Consulter ses informations.

• Mettre à jour certaines données personnelles.

• Gérer ses préférences.

Journal des connexions

Permet de consulter :

• Les connexions récentes.

• Les accès effectués.

• Les informations de sécurité.

Navigation de l'administration

Le menu latéral permet d'accéder aux différentes catégories fonctionnelles.

Les menus sont organisés par rubriques :

• Gestion des comptes

• Gestion des salariés

• Paramétrage

• Administration

• Statistiques

• Outils complémentaires

Le contenu exact dépend des modules activés dans l'application.

Paramètres

Le module Fonctions du backend permet aux administrateurs de :

• Configurer l'application.

• Paramétrer les règles du CET.

• Gérer les droits d'accès.

• Administrer les référentiels.

Apparence du Frontend

Le module Apparence du frontend permet :

• De personnaliser l'affichage.

• De modifier certains éléments graphiques.

• D'adapter l'interface utilisateur.

Cette fonction est réservée aux administrateurs.

Gestion des utilisateurs

Selon les habilitations accordées, les administrateurs peuvent :

• Créer des comptes utilisateurs.

• Modifier les profils.

• Affecter des niveaux d'accès.

• Contrôler les habilitations.

Bonnes pratiques

Utilisateurs

✔ Vérifier régulièrement son solde CET.

✔ Consulter l'historique des mouvements.

✔ Contrôler les demandes en attente.

Gestionnaires

✔ Vérifier les validations en attente.

✔ Contrôler les mouvements exceptionnels.

✔ Mettre à jour les paramètres réglementaires.

Sécurité

✔ Ne jamais partager ses identifiants.

✔ Se déconnecter après utilisation.

✔ Consulter régulièrement le journal des connexions.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion du Compte Épargne Temps

✅ Consultation des soldes

✅ Historique des mouvements

✅ Gestion des salariés

✅ Recherche des collaborateurs

✅ Administration des comptes

✅ Journal des connexions

✅ Paramétrage du système

✅ Gestion des droits d'accès

✅ Personnalisation de l'interface

SenDRA Informatique

Présentation

L'application SenDRA Informatique – Cartographie des Sites permet de centraliser la gestion et le suivi des infrastructures informatiques des différents sites de l'organisation.

Elle offre une vue globale sur :

• Les sites administrés.

• Les équipements de téléphonie.

• Les connexions Internet (Box).

• Les pare-feux (Firewall).

• L'état de fonctionnement des infrastructures.

• Les statistiques du parc informatique.

L'application est conçue comme un tableau de bord de supervision et d'inventaire.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://sendrainfo.astrocytes.fr

Après authentification :

1. L'utilisateur accède au tableau de bord principal.

2. Les sites sont regroupés par catégories.

3. Les informations sont affichées sous forme de cartographie interactive.

Tableau de bord principal

Le tableau de bord est organisé en deux parties :

Panneau de navigation

Situé à gauche, il permet :

• La recherche d'un site.

• Le filtrage par statut.

• L'accès aux groupes de sites.

• La consultation rapide des statistiques.

Cartographie des sites

Située à droite, elle présente :

• Les groupes de sites.

• Les infrastructures associées.

• Les indicateurs de santé du système.

Rechercher un site

La zone Rechercher un site permet de retrouver rapidement un établissement.

Procédure

1. Saisissez tout ou partie du nom du site.

2. Cliquez sur Filtrer.

3. Les résultats correspondants s'affichent automatiquement.

Le bouton Réinitialiser permet de revenir à l'affichage complet.

Filtrer par statut

L'application permet de filtrer les sites selon leur état.

Statuts disponibles

Utilisation

1. Sélectionnez le statut souhaité.

2. Cliquez sur Filtrer.

La cartographie est immédiatement mise à jour.

Groupes de sites

Les sites sont organisés par groupes.

Selon la configuration actuelle :

Siège

Rue Labat

Antennes

Pôle Technique

ATV

Au Pays de...

Chaque groupe affiche le nombre total de sites enregistrés.

Consultation des informations d'un site

Chaque ligne contient les informations suivantes :

Statistiques globales

Le bandeau supérieur affiche plusieurs indicateurs :

Total

Nombre total de sites enregistrés.

Répartition par groupe

Nombre de sites :

• Siège

• Rue Labat

• Pôle Technique

• ATV

• Antennes

• Au Pays de...

Alertes

• Sites à vérifier

• Sites critiques

Ces indicateurs facilitent le pilotage de l'infrastructure informatique.

Consulter la fiche d'un site

Chaque nom de site est cliquable.

Accès

1. Cliquez sur le nom du site.

2. La fiche détaillée s'ouvre.

La fiche peut contenir :

• Les informations réseau.

• Les équipements installés.

• Les caractéristiques techniques.

• L'historique des interventions.

Ajouter un nouveau site

Le bouton : Nouveau site permet d'enregistrer une nouvelle infrastructure.

Informations généralement renseignées

• Nom du site

• Groupe de rattachement

• Téléphonie

• Box Internet

• Firewall

• Statut

Lecture des statuts

Les statuts sont visualisés avec un code couleur :

Vert

OK

Infrastructure fonctionnelle.

Orange

À vérifier

Contrôle ou maintenance à programmer.

Rouge

Critique

Action corrective immédiate nécessaire.

Cartographie de l'infrastructure

La représentation graphique met en évidence :

• Les liens entre les sites.

• Le rôle central du siège.

• La répartition des infrastructures.

• L'état global du système d'information.

Cette vue facilite :

• La supervision.

• La planification des interventions.

• Le suivi du parc informatique.

Bonnes pratiques

Gestion des sites

✔ Maintenir les informations techniques à jour.

✔ Vérifier régulièrement les statuts.

✔ Documenter les modifications d'infrastructure.

Supervision

✔ Contrôler les alertes « À vérifier ».

✔ Traiter rapidement les statuts critiques.

✔ Vérifier les équipements de sécurité.

Sécurité

✔ Contrôler les firewalls.

✔ Vérifier les accès Internet.

✔ Mettre à jour les informations réseau après chaque intervention.

Résumé des fonctionnalités

✅ Cartographie des sites

✅ Gestion des infrastructures informatiques

✅ Suivi de la téléphonie

✅ Gestion des Box Internet

✅ Gestion des Firewalls

✅ Recherche multicritère

✅ Filtrage par statut

✅ Tableau de bord statistique

✅ Gestion des groupes de sites

✅ Suivi des alertes techniques

Stokora – Catalogue des produits ménagers

Présentation

L'application Gestion de Stock permet aux administrateurs de superviser l'ensemble des stocks, commandes et mouvements de produits de l'organisation.

Elle centralise :

• La gestion des clients.

• La gestion des catégories de produits.

• Le suivi des produits.

• Le contrôle des stocks.

• Le traitement des commandes.

• Le suivi des mouvements d'entrée et de sortie.

• Les alertes de stock bas.

L'application est destinée aux utilisateurs disposant des droits Superadmin.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://stokora.astrocytes.fr

Après authentification :

1. L'utilisateur accède au Dashboard.

2. Les indicateurs clés sont affichés automatiquement.

3. Les modules de gestion sont accessibles depuis la barre de navigation.

Menu de navigation

La barre supérieure permet d'accéder aux modules suivants :

Tableau de bord

Le tableau de bord affiche les principaux indicateurs de gestion.

Nombre de clients

Affiche le nombre total de clients enregistrés.

Produits actifs

Affiche le nombre de produits actuellement disponibles au catalogue.

Commandes en attente

Affiche le nombre de commandes nécessitant un traitement.

Gestion des alertes de stock

Une section dédiée présente les produits nécessitant une attention particulière.

Produits concernés

Sont affichés :

• Le nom du produit.

• La référence (SKU).

• Le stock disponible.

• Le stock minimum autorisé.

États possibles

En stock

Le niveau de stock est supérieur au seuil minimal.

Stock bas

Le stock est inférieur ou égal au seuil minimal.

Rupture

Le stock est égal à zéro.

Ces alertes permettent d'anticiper les réapprovisionnements.

Gestion des commandes

Le tableau Commandes en attente regroupe toutes les commandes à préparer.

Pour chaque commande sont affichés :

Statuts des commandes

L'application gère plusieurs états :

Préparer une commande

Pour traiter une commande :

1. Localisez la commande concernée.

2. Cliquez sur Marquer prête.

3. Confirmez l'opération.

L'application :

• Met à jour le statut.

• Décrémente automatiquement le stock global correspondant.

Annuler une commande

Pour annuler une commande :

1. Cliquez sur Annuler.

2. Confirmez l'action.

Le statut de la commande est immédiatement mis à jour.

Consultation du stock global

Le tableau Stock global permet de consulter l'ensemble des produits.

Pour chaque article :

Un indicateur visuel permet de connaître rapidement la situation du stock.

Historique des mouvements

La section Derniers mouvements permet de tracer toutes les opérations réalisées sur les stocks.

Informations affichées

Types de mouvements

Entrée

Correspond à :

• Un réapprovisionnement.

• Une réception de marchandise.

• Un ajustement positif.

Sortie

Correspond à :

• Une commande préparée.

• Une consommation de stock.

• Un ajustement négatif.

Gestion des produits

Le module Produits permet :

• La création d'articles.

• La modification des fiches produits.

• La désactivation des produits obsolètes.

• La gestion des références SKU.

Gestion des clients

Le module Clients permet :

• La création de nouveaux clients.

• La mise à jour des informations.

• Le suivi des commandes associées.

Bonnes pratiques

Gestion du stock

✔ Vérifier quotidiennement les alertes de stock bas.

✔ Anticiper les ruptures.

✔ Contrôler les mouvements inhabituels.

Gestion des commandes

✔ Préparer rapidement les commandes en attente.

✔ Vérifier les quantités avant validation.

✔ Contrôler les annulations.

Traçabilité

✔ Justifier chaque ajustement manuel.

✔ Vérifier régulièrement l'historique des mouvements.

✔ Contrôler les écarts de stock.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des clients

✅ Gestion des catégories

✅ Gestion des produits

✅ Gestion du stock global

✅ Alertes de stock bas

✅ Préparation des commandes

✅ Annulation des commandes

✅ Historique des mouvements

✅ Tableau de bord de supervision

✅ Gestion complète des approvisionnements

Gestion des demandes de congés

Présentation

Le Tableau de Bord Gestion des Congés constitue la page d'accueil de l'application.

Il permet de :

• Consulter son profil.

• Suivre ses demandes de congés.

• Accéder rapidement aux principales actions.

• Visualiser les statistiques de présence.

• Suivre les validations en attente.

• Superviser les équipes (responsables et administrateurs).

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://sendraplanifeo.astrocytes.fr

Après connexion :

1. Le système identifie votre rôle.

2. Les informations affichées sont adaptées à votre profil.

3. Les indicateurs sont mis à jour en temps réel.

Profils concernés :

• Salarié

• Responsable

• Administrateur

En-tête du tableau de bord

L'écran d'accueil affiche :

• Un message de bienvenue personnalisé.

• La date consultée.

• Les statistiques associées à cette journée.

Exemple :

Bonjour [Prénom], voici un aperçu rapide de votre espace.

Navigation par date

Le tableau de bord permet de consulter les données à différentes dates.

Boutons disponibles

Cette navigation permet de consulter les effectifs sur différentes périodes.

Synthèse des équipes

Pour les responsables et administrateurs, une section dédiée affiche les indicateurs globaux.

Effectif total

Nombre total de collaborateurs.

Présents

Nombre de salariés présents.

En congé

Nombre de salariés absents pour congé.

Taux de présence

Pourcentage de présence calculé automatiquement.

Le taux n'est pas calculé :

• Les week-ends.

• Les jours fériés.

Graphique de présence

Un graphique permet de visualiser :

• Les salariés présents.

• Les salariés en congé.

• Les salariés inactifs.

L'affichage est réalisé par équipe pour faciliter le pilotage des effectifs.

Tableau détaillé des équipes

Les responsables disposent d'une vue détaillée présentant :

Vue mobile

Sur smartphone ou tablette, les informations sont présentées sous forme de fiches simplifiées.

Chaque fiche affiche :

• L'équipe.

• Le taux de présence.

• L'effectif.

• Les présents.

• Les congés.

• Les inactifs.

Cette présentation facilite la consultation en mobilité.

Mon rôle

Une carte d'information indique :

• Votre niveau d'accès.

• Votre rôle dans l'application.

Exemples :

• Administrateur

• Responsable

• Salarié

• RH

Mes demandes

Les salariés peuvent consulter :

Nombre total de demandes

Le compteur affiche :

• Toutes les demandes enregistrées.

• Les demandes passées et en cours.

Cette information est accessible directement depuis le tableau de bord.

Demandes à traiter

Les responsables et administrateurs disposent d'un indicateur spécifique.

Fonction

Afficher :

• Les demandes en attente.

• Les validations à effectuer.

Lorsque des demandes sont en attente, le compteur apparaît en évidence.

Actions rapides

Selon votre rôle, plusieurs actions sont accessibles immédiatement.

Salariés

• ➕ Faire une demande

• 📑 Voir mes demandes

Responsables

• 📑 Voir mes demandes

• ⏳ Voir les validations en attente

Administrateurs

• Gestion des utilisateurs

• Gestion globale des validations

Mon profil

La section Mon profil permet de consulter :

Informations personnelles

• Nom

• Prénom

• Adresse e-mail

• Rôle

Informations organisationnelles

• Responsable validateur

• Responsable d'antenne

• Membre du Comité de Direction (si applicable)

• Statut particulier éventuel

Informations de validation

Le tableau de bord indique :

Qui valide mes congés ?

Le nom du responsable hiérarchique chargé de valider vos demandes.

Si aucun validateur n'est défini, l'information est signalée.

Messages d'information

Selon votre rôle, des notifications apparaissent :

Responsable

• Nombre de demandes en attente.

Salarié

• Message de suivi des demandes.

Administrateur

• Alertes de validation.

Bonnes pratiques

Salariés

✔ Consulter régulièrement le statut des demandes.

✔ Vérifier le validateur associé.

✔ Anticiper les demandes de congés.

Responsables

✔ Traiter rapidement les validations.

✔ Surveiller les effectifs présents.

✔ Contrôler les absences simultanées.

Administrateurs

✔ Vérifier les paramétrages des équipes.

✔ Contrôler les affectations des validateurs.

✔ Suivre les indicateurs de présence.

Résumé des fonctionnalités

✅ Tableau de bord personnalisé

✅ Suivi des demandes de congés

✅ Gestion des validations

✅ Statistiques de présence

✅ Taux de présence par équipe

✅ Navigation par date

✅ Profil utilisateur

✅ Actions rapides

✅ Vue mobile optimisée

✅ Pilotage des effectifs

PORTAIL RH (Gestion des Congés et de l’Absentéisme)

Présentation

L'application permet au service RH de gérer les congés, suivre les absences et analyser les indicateurs RH de l'organisation.

Elle permet notamment :

• La gestion des demandes de congés.

• La validation des demandes.

• Le suivi des absences.

• L'analyse de l'absentéisme.

• Le pilotage des effectifs.

• La consultation des statistiques par équipe, service et antenne.

Tableau de bord personnel

L'écran d'accueil affiche :

Informations personnelles

• Nom et prénom

• Adresse e-mail

• Rôle utilisateur

• Responsable validateur des congés

Indicateurs rapides

• Nombre de demandes enregistrées

• Demandes à traiter (responsables)

• Statut du compte

Actions rapides

Selon votre profil, plusieurs actions sont disponibles.

Salariés

• ➕ Faire une demande de congé

• 📑 Consulter mes demandes

Responsables

• 📑 Consulter les demandes

• ⏳ Valider les demandes en attente

• 👥 Consulter les statistiques d'équipe

Administrateurs

• Gestion des utilisateurs

• Paramétrage du système

• Gestion globale des congés

Gestion des demandes de congés

Les utilisateurs peuvent créer différents types de demandes :

Suivi des validations

Les responsables et administrateurs disposent d'un indicateur :

Demandes à traiter

Cette zone affiche :

• Le nombre de demandes en attente.

• Les dossiers nécessitant une validation.

• Les actions à réaliser.

Synthèse des équipes

Les responsables et administrateurs peuvent consulter une vue consolidée des équipes.

Indicateurs affichés

Analyse de présence par équipe

L'application affiche un graphique dynamique permettant de visualiser :

• Les présents.

• Les salariés en congé.

• Les collaborateurs inactifs.

Les données peuvent être consultées par date grâce à la navigation :

• Jour précédent

• Aujourd'hui

• Jour suivant

Tableau RH de l'absentéisme

Le module RH permet d'analyser les absences sur une période donnée.

Filtres disponibles

Indicateurs RH

Le tableau de bord RH calcule automatiquement :

Effectif actif

Nombre total de salariés actifs.

Présents

Nombre de salariés présents sur la période.

Salariés absents

Nombre de collaborateurs absents.

Jours d'absence

Total des jours d'absence enregistrés.

Taux d'absence

Pourcentage global d'absentéisme.

Détail des absences

Une table détaillée permet de consulter :

• Le salarié concerné.

• Son rôle.

• Son service.

• Son antenne.

• Le type d'absence.

• La période concernée.

• Le nombre de jours.

Répartition des absences

L'application propose un graphique interactif présentant :

Répartition par type

• CP

• RTT

• Congés exceptionnels

• Récupérations

• Ancienneté

Le graphique peut être affiché :

• En pourcentage (%)

• En nombre de jours

Évolution de l'absentéisme

Le module RH affiche l'évolution sur les 12 derniers mois.

Pour chaque mois :

• Taux d'absence

• Nombre de jours d'absence

• Comparaison historique

Cette vue permet d'identifier rapidement les tendances d'absentéisme.

Analyse par service

Le système calcule automatiquement :

• Le taux d'absence par service.

• Le nombre de jours d'absence.

• L'effectif concerné.

• Le nombre d'absents.

Un code couleur facilite la lecture :

Analyse par antenne

Les mêmes indicateurs sont disponibles par :

• Antenne

• Service + antenne

Cette fonctionnalité permet d'identifier rapidement les secteurs nécessitant une attention particulière.

Navigation et consultation

Les responsables peuvent :

Consulter les équipes

• Effectifs

• Présences

• Congés

• Absences

Consulter les salariés en congé

• Congés journée complète

• Congés demi-journée

Accéder aux statistiques détaillées

• Équipe

• Service

• Antenne

Bonnes pratiques

Salariés

✔ Saisir les demandes dès que possible.

✔ Vérifier les périodes demandées.

✔ Contrôler le statut des validations.

Responsables

✔ Valider les demandes rapidement.

✔ Contrôler les effectifs disponibles.

✔ Anticiper les absences simultanées.

RH

✔ Analyser régulièrement les indicateurs.

✔ Surveiller les taux d'absence élevés.

✔ Utiliser les filtres pour cibler les analyses.

✔ Suivre les évolutions mensuelles.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des demandes de congés

✅ Validation des demandes

✅ Tableau de bord salarié

✅ Tableau de bord responsable

✅ Tableau de bord RH

✅ Analyse de l'absentéisme

✅ Statistiques par équipe

✅ Statistiques par service

✅ Statistiques par antenne

✅ Évolution mensuelle des absences

✅ Répartition par type de congé

✅ Pilotage des effectifs

Gestion des Réservations Sport & Relaxation

Présentation

L'application permet aux collaborateurs de réserver des créneaux d'activités sportives et de relaxation.

Elle offre :

• La consultation des créneaux disponibles.

• La réservation d'activités.

• Le suivi des réservations.

• La visualisation des disponibilités.

• La gestion des comptes utilisateurs.

• L'administration des créneaux et des réservations.

L'interface s'adapte automatiquement selon le profil connecté :

• Utilisateur

• Administrateur

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://sendrasport.astrocytes.fr

Après authentification :

• L'utilisateur accède à son tableau de bord personnel.

• Les administrateurs accèdent à un tableau de bord de supervision.

• Les informations affichées sont adaptées aux droits accordés.

Tableau de bord utilisateur

L'écran d'accueil affiche :

Informations personnelles

• Nom de l'utilisateur.

• Type d'utilisateur.

• Carte de membre.

Statistiques personnelles

• Créneaux visibles.

• Réservations confirmées.

• Réservations annulées.

• Prochain créneau réservé.

Ma carte de membre

Le bouton :

💳 Ma carte de membre

permet de consulter :

• Les informations d'adhésion.

• Le profil utilisateur.

• Les droits d'accès associés.

Créneaux disponibles

L'application affiche les créneaux accessibles sur les 7 prochains jours.

Informations présentées

• Nombre de créneaux disponibles.

• Répartition quotidienne.

• Disponibilités restantes.

Les créneaux sont mis à jour en temps réel.

Répartition des activités

Un graphique circulaire présente la répartition des activités disponibles :

Sport

Activités physiques et sportives.

Relaxation

Activités de détente et bien-être.

Le graphique indique :

• Le nombre de créneaux.

• Le pourcentage de chaque catégorie.

Activité personnelle

Une zone dédiée présente les indicateurs suivants :

Créneaux réservables

Pourcentage de créneaux encore disponibles.

Réservations confirmées

Part des réservations validées.

Réservations annulées

Nombre de réservations annulées.

Ces informations permettent un suivi rapide de l'activité personnelle.

Prochain créneau réservé

Le tableau de bord affiche automatiquement :

• La date de la prochaine réservation.

• Les horaires.

• Le type d'activité.

Cette information apparaît dans un encadré dédié.

Mes prochaines réservations

Cette section liste les prochaines activités réservées.

Pour chaque réservation sont affichés :

Les réservations sont triées chronologiquement.

Rappels utilisateurs

L'application affiche plusieurs règles de fonctionnement :

Relaxation

🧘 Le jour dédié à la relaxation est le mardi.

Week-end

📆 Aucun créneau n'est proposé le samedi et le dimanche.

Créneau partagé

👥 Le créneau de 16h à 17h est partagé entre personnel administratif et intervenants.

Réservation unique

🚫 Un utilisateur ne peut pas réserver deux fois le même créneau.

Tableau de bord Administrateur

Les administrateurs disposent d'une vue globale de l'activité.

Le tableau de bord affiche :

Utilisateurs

Nombre total d'utilisateurs enregistrés.

Utilisateurs actifs

Comptes actuellement actifs.

Demandes en attente

Demandes d'inscription nécessitant une validation.

Réservations confirmées

Total des réservations validées.

Créneaux à venir

Nombre de créneaux programmés sur les 30 prochains jours.

Créneaux ouverts

Créneaux actuellement disponibles à la réservation.

Indicateurs d'administration

L'application calcule automatiquement :

Taux d'utilisateurs actifs

Pourcentage des comptes actifs.

Taux de créneaux ouverts

Pourcentage de créneaux disponibles sur les 30 prochains jours.

Ces indicateurs facilitent le pilotage de l'activité.

Gestion des demandes de compte

Les administrateurs visualisent :

Demandes en attente

Le nombre de demandes d'inscription à valider.

Un bouton permet d'accéder directement au traitement des demandes.

Réservations récentes

La section Réservations récentes présente :

• Les cinq dernières réservations enregistrées.

• Le nom du participant.

• La date du créneau.

• Les horaires.

• Le type d'activité.

Rappels administrateurs

L'application affiche plusieurs recommandations :

✔ Vérifier régulièrement les créneaux ouverts.

✔ Contrôler les comptes utilisateurs.

✔ Mettre à jour les modèles de créneaux.

✔ Surveiller les annulations.

✔ Vérifier les demandes d'inscription en attente.

Bonnes pratiques

Utilisateurs

✔ Réserver les créneaux à l'avance.

✔ Vérifier régulièrement ses réservations.

✔ Annuler rapidement en cas d'indisponibilité.

Administrateurs

✔ Contrôler les disponibilités.

✔ Maintenir les plannings à jour.

✔ Valider rapidement les demandes d'inscription.

✔ Surveiller les statistiques d'utilisation.

Résumé des fonctionnalités

✅ Réservation de créneaux sportifs

✅ Réservation de séances de relaxation

✅ Consultation des disponibilités

✅ Suivi des réservations

✅ Tableau de bord personnel

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Validation des inscriptions

✅ Statistiques d'activité

✅ Administration des créneaux

Application Bureau Electron / Etiquettes pour dos de classeur

Présentation

Cette application est une application de bureau développée avec Electron.

Elle permet d'exécuter une interface web dans une fenêtre native Windows, macOS ou Linux.

L'application :

• Ouvre automatiquement une fenêtre principale.

• Charge l'interface utilisateur.

• Gère le cycle de vie de l'application.

• S'adapte aux systèmes d'exploitation pris en charge.

Lancement de l'application

Pour démarrer l'application :

1. Double-cliquez sur l'icône du programme.

2. La fenêtre principale s'ouvre automatiquement.

3. L'interface utilisateur est chargée.

L'application affiche une fenêtre principale de grande taille adaptée à un usage bureautique.

Fenêtre principale

Au démarrage, l'application ouvre une fenêtre :

Cette taille offre un confort d'utilisation optimal sur écran standard.

Interface utilisateur

L'application charge automatiquement le fichier :

index.html

Cette interface constitue le cœur fonctionnel de l'application.

Toutes les fonctionnalités métier accessibles à l'utilisateur sont affichées dans cette fenêtre.

Utilisation

Une fois l'application ouverte :

• Naviguez dans les menus disponibles.

• Utilisez les fonctionnalités proposées par l'interface.

• Les actions réalisées restent confinées à l'application.

L'accès aux fonctionnalités dépend du contenu de l'interface chargée.

Sécurité

L'application est configurée avec plusieurs mécanismes de sécurité :

Isolation du contexte

Les scripts de l'interface sont isolés du système d'exploitation.

Intégration Node.js désactivée

L'interface utilisateur ne peut pas accéder directement aux fonctions système sensibles.

Préchargement contrôlé

Les échanges entre l'interface et le système passent par un module sécurisé.

Ces paramètres renforcent la protection de l'application.

Gestion des fenêtres

Réouverture automatique

Si toutes les fenêtres sont fermées puis que l'application est réactivée, une nouvelle fenêtre est automatiquement créée.

Cette fonctionnalité facilite la reprise de l'activité.

Fermeture de l'application

Pour quitter l'application :

1. Cliquez sur le bouton de fermeture de la fenêtre.

2. Sous Windows et Linux, l'application se ferme complètement.

3. Sous macOS, le comportement suit les standards du système.

Bonnes pratiques

✔ Utiliser la résolution recommandée pour un affichage optimal.

✔ Fermer correctement l'application avant l'arrêt de l'ordinateur.

✔ Maintenir l'application à jour.

✔ Utiliser uniquement les fonctionnalités prévues par l'interface utilisateur.

Résumé des fonctionnalités

✅ Application de bureau multiplateforme

✅ Interface utilisateur intégrée

✅ Fenêtre optimisée pour un usage bureautique

✅ Gestion automatique des fenêtres

✅ Sécurité renforcée

✅ Compatibilité Windows, Linux et macOS

✅ Démarrage simplifié

✅ Fermeture contrôlée

Assistant de Comptes-Rendus de Réunion

Présentation

L'application Assistant de Comptes-Rendus de Réunion permet de centraliser les notes de réunion, générer des résumés, identifier les actions à réaliser et conserver un historique des réunions.

Elle permet notamment :

• La prise de notes de réunion.

• L'enregistrement automatique des brouillons.

• La gestion d'un historique de réunions.

• L'identification des actions à réaliser.

• La génération de résumés.

• L'export et le partage des comptes-rendus.

Accès à l'application

Après ouverture de l'application :

1. La dernière réunion enregistrée localement peut être rechargée automatiquement.

2. La date du jour est renseignée par défaut.

3. L'utilisateur peut créer une nouvelle réunion ou reprendre une réunion existante.

Interface principale

L'écran principal est composé des zones suivantes :

Informations générales

• Titre de la réunion

• Date

• Participants

Notes de réunion

Zone de saisie libre permettant d'enregistrer l'ensemble des échanges.

Résumé

Zone dédiée au compte-rendu synthétique généré à partir des notes.

Actions

Tableau regroupant les tâches détectées ou ajoutées manuellement.

Historique

Liste des réunions enregistrées précédemment.

Créer une nouvelle réunion

Pour créer un nouveau compte-rendu :

1. Cliquez sur Nouvelle réunion.

2. Saisissez :

   • Le titre de la réunion

   • Les participants

   • Les notes de réunion

3. Vérifiez la date proposée.

4. Commencez la saisie.

Saisie des notes

La zone Notes permet de saisir librement :

• Les décisions prises.

• Les points abordés.

• Les échanges importants.

• Les actions à réaliser.

Exemple :

Décision : validation du budget.

Action : envoyer le compte-rendu | Resp: Paul | Due: 15/06/2026

Action : vérifier les devis | Resp: Sophie

Détection automatique des actions

L'application détecte automatiquement les lignes commençant par :

• Action :

• TODO :

• À faire :

• A faire :

• • [ ]

• • [ ]

Les informations suivantes peuvent être extraites :

Les actions sont automatiquement ajoutées au tableau de suivi.

Générer un résumé

Après la saisie des notes :

1. Cliquez sur Résumer.

2. Le résumé apparaît dans la zone dédiée.

3. Vérifiez le contenu généré avant diffusion.

Le résumé constitue une synthèse rapide des principaux points abordés.

Enregistrement automatique

L'application enregistre automatiquement un brouillon local contenant :

• Le titre.

• Les participants.

• Les notes.

En cas de fermeture accidentelle, le brouillon peut être restauré lors de la prochaine ouverture.

Enregistrer une réunion dans l'historique

Une fois la réunion terminée :

1. Cliquez sur Enregistrer dans l'historique.

2. La réunion est archivée avec :

   • Un identifiant unique.

   • Une date de création.

   • Une date de modification.

   • Les actions détectées.

   • Le résumé généré.

L'application conserve jusqu'à 100 réunions dans l'historique.

Rechercher une réunion

La barre de recherche permet de retrouver une réunion à partir :

• Du titre.

• Des participants.

• Du contenu des notes.

Les résultats sont filtrés automatiquement.

Charger une réunion existante

Pour reprendre une réunion :

1. Recherchez-la dans l'historique.

2. Cliquez sur Charger.

3. Les informations sont restaurées :

   • Titre

   • Date

   • Participants

   • Notes

   • Résumé

   • Actions

Mettre à jour une réunion

Après modification :

1. Cliquez sur Mettre à jour.

2. Les changements sont enregistrés.

3. La date de modification est actualisée.

Supprimer une réunion

Pour supprimer définitivement une réunion :

1. Cliquez sur Supprimer.

2. Confirmez l'opération.

3. La réunion est retirée de l'historique.

Exporter ou partager

L'application propose plusieurs fonctions d'export :

Copier

Permet de copier le compte-rendu dans le presse-papiers.

Télécharger

Permet d'enregistrer le compte-rendu sur l'ordinateur.

PDF

Permet de générer une version PDF du compte-rendu.

Ouvrir ChatGPT

Permet d'envoyer le contenu vers ChatGPT pour enrichissement ou reformulation.

Réinitialiser le formulaire

Le bouton Réinitialiser permet :

• D'effacer les champs.

• De supprimer le brouillon local.

• De repartir sur une nouvelle réunion.

Une confirmation est demandée avant suppression.

Bonnes pratiques

Pendant la réunion

✔ Utiliser un titre explicite.

✔ Identifier clairement les participants.

✔ Noter les décisions importantes.

✔ Utiliser le préfixe Action : pour les tâches.

Après la réunion

✔ Générer le résumé.

✔ Vérifier les actions détectées.

✔ Enregistrer dans l'historique.

✔ Exporter le compte-rendu si nécessaire.

Gestion des actions

✔ Affecter un responsable.

✔ Définir une échéance.

✔ Ajouter des détails lorsque nécessaire.

Résumé des fonctionnalités

✅ Gestion des comptes-rendus de réunion

✅ Saisie des participants

✅ Prise de notes

✅ Détection automatique des actions

✅ Gestion des responsables et échéances

✅ Génération de résumés

✅ Historique des réunions

✅ Recherche multicritère

✅ Export PDF

✅ Copie et téléchargement

✅ Sauvegarde automatique des brouillons

Téléphonie Sendra (STT)

Présentation

L'application Guide Téléphonie Sendra centralise les procédures et informations relatives à la gestion des appels, des répondeurs et des équipements téléphoniques de l'association.

Elle permet de consulter :

• Le fonctionnement téléphonique de chaque site.

• Les procédures de modification des répondeurs.

• Les horaires et règles de routage des appels.

• Les guides d'utilisation des téléphones.

• Les formats audio compatibles avec le système téléphonique.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://sendra-telephonie.astrocytes.fr

Après ouverture :

• Un menu latéral permet de naviguer rapidement.

• Les différentes sections sont accessibles directement.

• Les illustrations peuvent être agrandies en cliquant dessus.

Le guide est organisé autour de trois rubriques :

• Sites

• Procédures communes

• Téléphones

Navigation

Le menu latéral permet d'accéder directement à :

Sites

• Sendra Saint-Maximin

• Sendra Toulon

• Sendra Tourrettes

• SSIAD Draguignan

• AI Draguignan

• Sendra Draguignan

• Sendra Hyères

• Le Luc

• Le Muy & Sainte-Maxime

Téléphones

• Yealink T54W

• Yealink W73H

• SNOM M25

• SNOM D735

Consultation des sites

Chaque fiche site présente :

Fonctionnement des appels

• Ordre des sonneries

• Files d'attente

• Groupes d'appels

• Transferts vers mobiles

• Gestion des absences

Gestion du répondeur

• Emplacement du message vocal

• Procédure d'enregistrement

• Importation de fichiers audio

Administration

• Gestion des horaires

• Fermetures exceptionnelles

• Jours fériés

• Paramétrage spécifique du site

Exemple : Saint-Maximin

Le site de Saint-Maximin fonctionne avec :

File d'attente

File : 2110

Ordre de sonnerie

1. Poste 2100 – Standard

2. Poste 2101 – Sandrine Dhont

Chaque poste sonne 30 secondes.

Bascule

Si aucune réponse n'est obtenue :

• L'appel est transféré vers un téléphone mobile.

Répondeur

Le message est rattaché à la messagerie du poste 2100.

Gestion des répondeurs

Selon les sites, les répondeurs peuvent être :

Messagerie vocale utilisateur

Exemples :

• Saint-Maximin

• Toulon

• Tourrettes

• Draguignan

• Hyères

Répondeur numérique

Exemples :

• SSIAD Draguignan

• Le Luc

Modifier un message vocal

Étape 1

Accéder :

• Soit à l'utilisateur concerné.

• Soit au répondeur numérique concerné.

Étape 2

Cliquer sur :

Icône téléphone avec microphone

Étape 3

Choisir :

• Nom du message.

• Extension de destination.

Étape 4

Après le bip :

Enregistrer le message vocal.

Étape 5

Utiliser :

Étape 6

Sauvegarder le nouveau message.

Gestion des fermetures exceptionnelles

Pour fermer rapidement un site :

Méthode 1

Créer un :

Jour férié

Méthode 2

Supprimer temporairement le créneau horaire du jour.

⚠️ Penser à rétablir les horaires après la fermeture exceptionnelle.

Importer un message audio

Le système accepte les fichiers audio respectant les caractéristiques suivantes :

Ces paramètres garantissent la compatibilité avec le système 3CX.

Téléphones compatibles

L'application contient les guides d'utilisation des équipements suivants :

Yealink T54W

Poste fixe standard.

Fonctions principales :

• Messagerie

• Transfert

• Conférence

• Répertoire

• Ne pas déranger

Yealink W73H

Téléphone sans fil.

Fonctions principales :

• Transfert

• Conférence

• Double appel

• Répertoire

• Journal des appels

SNOM M25

Téléphone sans fil.

Fonctions principales :

• Appels internes et externes

• Mise en attente

• Transfert

• Conférence

SNOM D735

Téléphone fixe évolué.

Fonctions principales :

• SmartLabels

• Répertoire

• DND

• Conférence

• Gestion avancée des appels

Consultation des images

Toutes les illustrations du guide peuvent être :

1. Ouvertes en plein écran.

2. Agrandies dans une fenêtre dédiée.

3. Fermées via :

   • Le bouton ✕

   • La touche Échap

   • Un clic à l'extérieur de l'image

Cette fonctionnalité facilite la lecture des captures d'écran.

Bonnes pratiques

Gestion des messages

✔ Vérifier le bon site avant modification.

✔ Conserver une copie du message standard.

✔ Tester le répondeur après chaque modification.

Gestion des horaires

✔ Vérifier les fermetures exceptionnelles.

✔ Réactiver les horaires après modification.

✔ Contrôler les files d'attente concernées.

Import audio

✔ Respecter le format WAV.

✔ Utiliser le format Mono.

✔ Vérifier la qualité sonore avant import.

Résumé des fonctionnalités

✅ Documentation des sites téléphoniques

✅ Gestion des files d'attente

✅ Gestion des groupes d'appels

✅ Modification des répondeurs

✅ Importation de messages vocaux

✅ Gestion des horaires

✅ Fermetures exceptionnelles

✅ Guides des téléphones Yealink et SNOM

✅ Visualisation des captures d'écran

✅ Support opérationnel téléphonique

France Travail Mobilité - Espace de Pilotage Sendra

Présentation

L'Espace de Pilotage Sendra est une plateforme de suivi des bénéficiaires et de gestion des parcours mobilité.

Elle permet :

• Le suivi des bénéficiaires.

• La gestion des diagnostics mobilité.

• L'organisation des ateliers.

• L'attribution de véhicules.

• La gestion du garage solidaire.

• La messagerie avec les bénéficiaires.

• Le reporting France Travail.

• La gestion documentaire.

• Le suivi RGPD et des journaux d'activité.

L'accès aux fonctionnalités dépend du profil utilisateur connecté.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://ftm.astrocytes.fr

Après authentification :

• L'utilisateur accède au tableau de bord.

• Les menus affichés dépendent de son rôle.

• Les notifications sont automatiquement calculées.

Le profil connecté apparaît dans la partie inférieure du menu.

Tableau de bord

Le menu :

Tableau de bord

permet d'accéder à une vue globale de l'activité.

Il constitue le point d'entrée principal de l'application.

Agenda des rendez-vous

Le module :

Agenda RDV

permet :

• La consultation des rendez-vous.

• La planification des accompagnements.

• Le suivi des activités programmées.

Parcours Mobilité

Le module Parcours Mobilité regroupe l'ensemble des outils de suivi des bénéficiaires.

Bénéficiaires

Permet :

• La création des dossiers.

• La consultation des informations.

• Le suivi administratif.

Messagerie

Permet les échanges entre :

• Conseillers.

• Bénéficiaires.

Un compteur affiche les messages non lus.

Diagnostic

Permet de réaliser les diagnostics mobilité.

Ces évaluations servent à construire le parcours d'accompagnement.

Ateliers

Permet :

• L'inscription aux ateliers.

• Le suivi des participations.

• La gestion des sessions.

Attribution véhicules

Permet :

• La gestion des réservations.

• Le suivi des prêts.

• Le contrôle des retours.

Une alerte signale les véhicules non restitués dans les délais.

Garage Solidaire

Permet :

• Le suivi des réparations.

• La gestion des garages partenaires.

• Le suivi des interventions.

Évaluation finale

Permet de clôturer un accompagnement et de mesurer les résultats obtenus.

Reporting

Le module Reporting permet de produire les indicateurs d'activité.

Indicateurs COPIL

Permet le suivi :

• Des accompagnements.

• Des résultats.

• Des indicateurs de pilotage.

Export France Travail

Permet :

• La génération des exports réglementaires.

• La transmission des données demandées par France Travail.

Notifications

Le menu :

Notifications

centralise :

• Les alertes système.

• Les événements à traiter.

• Les informations importantes.

Le nombre de notifications non lues est affiché automatiquement.

Gestion des véhicules

Les administrateurs disposent d'un module spécifique.

Gestion véhicules

Permet :

• L'ajout de véhicules.

• La mise à jour des fiches.

• Le suivi des échéances.

Les alertes concernent notamment :

• Contrôle technique expiré.

• Assurance expirée.

• Entretien en retard.

Gestion documentaire

Le module :

Gestion des documents

permet :

• L'administration des modèles documentaires.

• La génération de documents.

• Le stockage des modèles.

Gestion des utilisateurs

Le module :

Utilisateurs

permet aux administrateurs :

• De créer des comptes.

• De modifier les profils.

• D'attribuer des rôles.

• De gérer les habilitations.

Gestion des ateliers

Les administrateurs peuvent gérer :

Modèles d'ateliers

Création et modification des ateliers disponibles.

Sessions ateliers

Planification des sessions.

Gestion des inscriptions.

Sauvegardes

Le module :

Sauvegardes BDD

permet :

• La création de sauvegardes.

• La restauration des données.

• Le contrôle des historiques de sauvegarde.

Fonction réservée aux administrateurs.

Sécurité

Le module Sécurité centralise les outils de conformité.

Logs d'activité

Historique des actions réalisées.

Logs bénéficiaires

Suivi des connexions et accès des bénéficiaires.

Demandes RGPD

Gestion des demandes liées à la protection des données personnelles.

Les demandes en attente sont signalées automatiquement.

Satisfaction

Le module Satisfaction permet :

QR Code

Diffusion d'enquêtes de satisfaction via QR Code.

Statistiques

Analyse des résultats :

• Taux de satisfaction.

• Réponses collectées.

• Indicateurs de qualité.

Recherche rapide

La barre de recherche permet de retrouver rapidement :

• Un bénéficiaire.

• Un dossier.

• Une information enregistrée.

Accessible depuis l'en-tête de l'application.

Profil utilisateur

L'application affiche :

• Nom

• Prénom

• Rôle

Chaque utilisateur peut consulter son profil depuis la zone dédiée.

Déconnexion

Pour quitter l'application :

1. Cliquez sur Déconnexion.

2. La session est fermée de manière sécurisée.

Il est recommandé de se déconnecter après chaque utilisation.

Bonnes pratiques

Conseillers

✔ Mettre à jour régulièrement les dossiers bénéficiaires.

✔ Consulter quotidiennement la messagerie.

✔ Réaliser les évaluations dans les délais.

Gestionnaires véhicules

✔ Vérifier les retours de véhicules.

✔ Contrôler les échéances administratives.

✔ Mettre à jour les informations des véhicules.

Administrateurs

✔ Contrôler les demandes RGPD.

✔ Vérifier les sauvegardes.

✔ Consulter les journaux d'activité.

✔ Mettre à jour les utilisateurs.

Résumé des fonctionnalités

✅ Tableau de bord de pilotage

✅ Gestion des bénéficiaires

✅ Messagerie bénéficiaires

✅ Diagnostics mobilité

✅ Gestion des ateliers

✅ Attribution de véhicules

✅ Garage solidaire

✅ Reporting France Travail

✅ Gestion documentaire

✅ Gestion des utilisateurs

✅ Suivi RGPD

✅ Journaux d'activité

✅ Enquêtes de satisfaction

✅ Sauvegardes de la base de données

France Travail Mobilité - Espace bénéficiaire

Présentation

L’Espace Bénéficiaire est une plateforme dédiée aux bénéficiaires accompagnés dans leur parcours mobilité.

Elle permet de :

• Consulter son planning.

• Suivre ses ateliers.

• Gérer ses solutions de mobilité.

• Accéder au Garage Solidaire.

• Communiquer avec son conseiller.

• Consulter ses informations personnelles.

• Exercer ses droits relatifs à la confidentialité et au RGPD.

L'application est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Connexion à l'espace bénéficiaire

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://www.mobilite-sendra.fr

Après authentification :

• L'utilisateur accède à son espace personnel.

• Son prénom est affiché dans l'en-tête.

• Les informations et services disponibles sont adaptés à son dossier.

Message d'accueil :

Bonjour [Prénom] ! Bienvenue dans votre espace mobilité SenDRA.

Tableau de bord

Le Tableau de bord constitue la page d'accueil.

Il permet d'obtenir rapidement :

• Une vue générale du parcours.

• Les prochaines activités.

• Les informations importantes.

• Les notifications de messagerie.

Mon Planning

Le module :

Mon Planning

permet de consulter :

• Les rendez-vous programmés.

• Les ateliers à venir.

• Les actions prévues dans le parcours d'accompagnement.

Accessible depuis le menu principal ou le bouton :

Voir mon planning

Mes Ateliers

Le module :

Mes ateliers

permet de suivre :

• Les ateliers auxquels vous êtes inscrit.

• Les dates et horaires.

• Les informations pratiques liées aux ateliers.

Ce module facilite l'organisation de votre parcours mobilité.

Ma Mobilité

Le module :

Ma mobilité

permet de consulter :

• Les véhicules attribués.

• Les prêts en cours.

• Les périodes de mise à disposition.

• Les échéances de restitution.

Alerte de retard

Une notification apparaît lorsqu'un véhicule n'a pas été restitué à la date prévue.

Cette alerte est signalée par un symbole d'avertissement dans le menu.

Garage Solidaire

Le module :

Garage solidaire

permet :

• D'accéder aux services de réparation.

• De consulter les interventions programmées.

• De suivre les demandes liées à l'entretien ou à la réparation d'un véhicule.

Mes Informations

Le module :

Mes informations

permet de consulter :

• Vos données personnelles.

• Les informations administratives enregistrées.

• Les éléments nécessaires à votre accompagnement.

Il est recommandé de vérifier régulièrement l'exactitude de ces informations.

Messagerie

Le module :

Messagerie

permet les échanges directs avec votre conseiller mobilité.

Fonctionnalités :

• Consultation des messages reçus.

• Envoi de messages.

• Historique des échanges.

Messages non lus

Un compteur affiche automatiquement le nombre de messages non consultés.

Cette information est visible :

• Dans le menu latéral.

• Dans l'en-tête de l'application.

Confidentialité et RGPD

Le module :

Confidentialité

permet d'accéder aux informations relatives à la protection des données personnelles.

Il permet notamment :

• De consulter les informations sur le traitement des données.

• D'exercer certains droits RGPD.

• D'obtenir des informations sur la confidentialité.

Navigation

Le menu principal regroupe les accès suivants :

Notifications

L'application affiche automatiquement plusieurs types de notifications :

Messages non lus

Affichage du nombre de nouveaux messages.

Mobilités en retard

Signalement d'une restitution de véhicule non effectuée.

Ces indicateurs permettent un suivi rapide des actions à réaliser.

Déconnexion

Pour quitter l'application :

1. Cliquez sur Se déconnecter.

2. La session est fermée de manière sécurisée.

3. Vous revenez à l'écran de connexion.

Pour votre sécurité, il est recommandé de toujours vous déconnecter après utilisation.

Bonnes pratiques

Communication

✔ Consulter régulièrement la messagerie.

✔ Répondre rapidement aux demandes du conseiller.

Mobilité

✔ Vérifier les dates de restitution des véhicules.

✔ Signaler toute difficulté au conseiller.

Informations personnelles

✔ Maintenir les informations à jour.

✔ Vérifier les coordonnées enregistrées.

Sécurité

✔ Ne jamais communiquer vos identifiants.

✔ Utiliser un appareil sécurisé.

✔ Se déconnecter après utilisation.

Résumé des fonctionnalités

✅ Tableau de bord personnalisé

✅ Gestion du planning

✅ Suivi des ateliers

✅ Gestion des mobilités

✅ Suivi des véhicules attribués

✅ Accès au Garage Solidaire

✅ Messagerie avec le conseiller

✅ Consultation des informations personnelles

✅ Gestion de la confidentialité (RGPD)

✅ Notifications et alertes

ALIZÉS Formation (ERP Organisme de Formation)

Présentation

ALIZÉS Formation est un ERP dédié à la gestion complète d’un organisme de formation.

L’application centralise :

• Le pilotage de l’activité.

• La gestion des formations.

• Le suivi des apprenants.

• La gestion commerciale.

• Le suivi qualité.

• Les dispositifs POEI.

• La gestion documentaire.

• Les exports réglementaires.

• L’administration et la sécurité.

Elle s'adresse aux responsables pédagogiques, gestionnaires de formation, équipes administratives, responsables qualité et direction.

Accès à l'application

Ouvrez l’application depuis votre navigateur => https://alizes.astrocytes.fr

Après authentification :

• L’utilisateur accède au tableau de bord principal.

• Les menus disponibles dépendent de ses droits.

• Son adresse e-mail apparaît dans la barre supérieure.

L’application intègre une gestion sécurisée des sessions et des droits utilisateurs.

3. Tableau de bord

Le menu :

Vue Générale

permet de consulter :

• Les indicateurs principaux.

• L’activité récente.

• Les statistiques globales.

• Les alertes en cours.

Le tableau de bord constitue le point d’entrée principal de l’application.

Dashboard Direction

Le module :

Dashboard Direction

est destiné aux responsables et à la direction.

Il permet :

• Le suivi des indicateurs stratégiques.

• Le pilotage de l’activité.

• L’analyse des performances de l’organisme.

Recherche globale

La fonction :

Recherche globale

permet de rechercher rapidement :

• Une formation.

• Un apprenant.

• Une entreprise.

• Une session.

• Un document.

La recherche est accessible :

• Depuis le menu Pilotage.

• Depuis la barre supérieure.

Gestion des tâches et alertes

Le module :

Tâches & alertes

permet de :

• Suivre les actions à réaliser.

• Consulter les alertes système.

• Gérer les échéances administratives.

Gestion des formations

Le menu Formation regroupe plusieurs modules.

Catalogue formations

Permet de gérer :

• Les formations disponibles.

• Les programmes pédagogiques.

• Les catégories de formation.

Sessions

Permet :

• La création des sessions.

• La planification.

• Le suivi des calendriers.

Apprenants

Permet :

• La gestion des dossiers apprenants.

• Le suivi administratif.

• La consultation des parcours.

Inscriptions

Permet :

• L'inscription des apprenants.

• Le suivi des places disponibles.

• La gestion des validations.

Émargements

Permet :

• Le suivi des présences.

• La gestion des feuilles d’émargement.

• Le contrôle des absences.

Suivi pédagogique

Permet :

• L’évaluation des apprenants.

• Le suivi des acquis.

• La traçabilité pédagogique.

Gestion commerciale

Le menu :

Entreprises

permet :

• La gestion des entreprises clientes.

• Le suivi des partenaires.

• La consultation des dossiers entreprises.

Opportunités

Permet :

• Le suivi commercial.

• La gestion des prospects.

• Le suivi des opportunités de formation.

Qualité

Le module :

Qualité & satisfaction

permet :

• Le suivi qualité.

• L’analyse des enquêtes de satisfaction.

• Le pilotage des indicateurs qualité.

Gestion POEI

Le menu :

POEI France Travail

permet le suivi des dispositifs POEI.

Dispositifs / POEI

Permet :

• La gestion des dispositifs de formation.

• Le suivi des financements.

• La gestion administrative liée à France Travail.

Gestion documentaire

Le menu :

GED Documents

permet :

• Le stockage documentaire.

• La consultation des documents.

• La centralisation des dossiers administratifs.

Exports

L’application propose plusieurs exports :

Export apprenants

Export des données apprenants.

Export sessions

Export des sessions de formation.

Export émargements

Export des feuilles de présence.

Ces exports facilitent les traitements externes et les obligations réglementaires.

Administration

Le menu Administration est réservé aux utilisateurs habilités.

Paramétrage des accès

Gestion :

• Des rôles.

• Des droits.

• Des habilitations.

Utilisateurs entreprises

Gestion des comptes entreprises.

Notifications

Gestion des alertes et messages système.

Sauvegardes

Gestion :

• Des sauvegardes.

• De la restauration des données.

Paramètres

Le menu Paramètres permet de gérer :

Classement formations

Organisation des catégories de formation.

Salles

Gestion des salles de formation.

Formateurs externes

Gestion des intervenants externes.

Profil utilisateur

La barre supérieure affiche :

• L’initiale de l’utilisateur.

• Son adresse e-mail.

• Son niveau d’accès.

Ces informations permettent de vérifier rapidement le compte connecté.

Déconnexion

Pour quitter l’application :

1. Cliquez sur Déconnexion.

2. La session est fermée de manière sécurisée.

Cette opération est recommandée après chaque utilisation.

Sécurité

L’application intègre plusieurs mécanismes de sécurité :

Gestion des accès

• Contrôle des rôles (RBAC).

• Gestion des permissions.

Protection des formulaires

• Protection CSRF.

Journalisation

• Traçabilité des actions.

• Audit des opérations.

Gestion des sessions

• Sessions sécurisées.

• Contrôle des accès utilisateurs.

Bonnes pratiques

Gestionnaires de formation

✔ Maintenir les dossiers apprenants à jour.

✔ Vérifier régulièrement les émargements.

✔ Suivre les inscriptions.

Responsables qualité

✔ Contrôler les enquêtes de satisfaction.

✔ Analyser les indicateurs qualité.

Administrateurs

✔ Vérifier les sauvegardes.

✔ Contrôler les droits d’accès.

✔ Surveiller les notifications système.

✔ Auditer régulièrement les utilisateurs.

Résumé des fonctionnalités

✅ Pilotage de l’activité

✅ Gestion des formations

✅ Gestion des sessions

✅ Gestion des apprenants

✅ Gestion des inscriptions

✅ Émargements

✅ Suivi pédagogique

✅ Gestion commerciale

✅ Qualité et satisfaction

✅ Gestion POEI

✅ GED documentaire

✅ Exports réglementaires

✅ Administration des utilisateurs

✅ Sauvegardes et sécurité